En la implementación del sistema integral de gestión son varios los tipos de documentos que se emplean
en la empresa constructora, como
una forma para evidenciar que se tienen estándares definidos y se registran las
diferentes actividades para la
gestión y control de los procesos.
La primera fase para la
construcción del sistema integral de
gestión es la documentación, que consiste en escribir lo que se hace
para posteriormente hacer lo que esta escrito, soportado en el cumplimiento de
unos requisitos, normas y legislación así como los controles de la actividad o el proceso registrados estos en los
formatos. Los documentos mas utilizados
en la implementación del sistema integrado de gestión son: Los procedimientos, formatos, instructivos,
especificaciones técnicas, manual integrado de gestión y otros documentos de origen interno o externos
los cuales se controlan y
almacenan en carpetas previamente identificadas para su control, preservación y fácil acceso cuando se
requiera de algún documento en especial.
CODIFICACION
Los documentos se pueden codificar en primer orden según el tipo de documento y en segundo orden
el proceso a que corresponde el documento o según el objeto del documento Ej.
Procedimiento para la pega de ladrillo
pega CODIGO:PPL:01 en donde la P es de procedimiento PL pega de ladrillo y 01 es el consecutivo de la elaboración del documento .Procedimiento
para compra de insumos CODIGO:PCI:02 en donde P es procedimiento CI es compra
de insumos y 02 es el consecutivo.
Ej 2 .Formato lista de verificación de la
pega de ladrillo CODIGO:FVL:01 donde F es formato y VL verificación del ladrillo 01 es el
consecutivo de elaboración del formato.
Ej 3.Instructivo para la operación de
concretadora CODIGO:IOC:01 donde I es instructivo y OC es operación de
concretadora.
Los documentos también disponen de
una VERSION para poder controlar los cambios y establecer nuevas versiones cuando se modifiquen los
documentos por lo tanto podrán
pasar de versión:1 a versión
2 y otras versiones en la
medida que se establezcan
cambios sea por mejorar la
operación del proceso o por ajustes técnicos o tecnológicos del estándar establecido.
Las FECHAS también son otra variable
para el control de documentos las cuales deberán ser coherentes con las fechas de implementación del sistema de gestión de
calidad. Los responsables de la elaboración, así como el que
aplica el proceso en su desempeño del día a día también deberán
aparecer en el documento para su
control.
·
Procedimiento para el control de requisitos
de calidad.
·
Procedimiento para el control de documentos.
·
Procedimiento para el control de productos no
conforme.
·
Procedimiento para acciones correctivas.
·
Procedimiento para acciones preventivas.
·
Procedimiento para auditorias internas de
calidad.
Todos estos
procedimientos de carácter obligatorio
se disponen en la medida en que avance el texto y para su comprensión es importante definirlos y hacer claridad
de lo que trata cada uno de estos.
PROCEDIMIENTO:
Se define como un conjunto de actividades mutuamente relacionadas y de orden lógico y secuencial, tiene un inicio, unas actividades, y un fin.
Todo
procedimiento requiere de una planificación es decir dispone de materiales,
insumos e información, lo que se identifica como entradas. La transforme
transforman en resultados o productos
denominados salidas.
El propósito
de un procedimiento es entonces
estandarizar las actividades para así garantizar la integralidad en la planificación,
gestión y control del proceso.
De acuerdo
con las características y magnitud
de la empresa podrán disponer de
MACROPROCESOS: conjunto de procesos,
PROCESOS: conjunto de procedimientos.
ELEMENTOS QUE
COMPONEN UN PROCEDIMIENTO
1.
Carátula con logotipo de la empresa.
2.
Nombre de quien elabora el procedimiento.
3.
Nombre de quien aprueba el documento.
4.
Responsable: persona de quien lidera las
acciones propias del proceso y a quien le corresponde suministrar
periódicamente sobre el desempeño y logro de los objetivos.
5.
Objetivo: Es el propósito por el cual fue
elaborado el procedimiento Ejemplo: establecer las actividades documentadas
para controlar los documentos del sistema de gestión de calidad.
6.
Alcance: El alcance describe de donde a donde
comprende el procedimiento de tal
forma que no se generen conjeturas y el
nivel de responsabilidad en la implementación del procecedimiento se pueda
evidenciar para su control.
Ejemplo:
El procedimiento control de documentos
aplica desde la solicitud de elaboración
del documento hasta la entrega para su control.
7.
Desarrollo: Describe las actividades
y sólidas del producto.
·
Entradas: son los insumos
requeridos así como la información básica y necesaria para desarrollar el
producto.
·
Actividades: son cada una de las
etapas del proceso y descritas en un orden lógico desde el inicio hasta el fin.
·
Salidas: Son los resultados
de las actividades desarrolladas, estas pueden ser productos, subproductos, o
información.
·
Anexos: Son los formatos,
documentos o especificaciones técnicas necesarias para implementar el
procedimiento.
Ejemplo:
PROCEDIMIENTO
CONTROL
DE REGISTROS
|
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OBJETIVO
Definir
las actividades para el manejo y control de registros de calidad.
ALCANCE
Este
procedimiento se aplica desde la identificación del formato hasta la
disposición final del registro.
RESPONSABLE
Líder del proceso.
|
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“CONTENIDO”
O “DESCRIPCION DEL PROCESO”
|
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DEFINICIONES
(opcional)
FORMATO
Documento del sistema de gestión de calidad donde se registran datos
para mostrar conformidad
con requisitos establecidos por
los clientes o la organización.
REGISTRO
Documento
con información requerida por el sistema de gestión de
calidad y cuyo propósito es presentar
evidencia objetiva de actividades,
hechos y situaciones de la empresa.
|
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MODIFICACIONES
|
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FORMATOS
Se
define como un documento que registra información proveniente de un
procedimiento o de una actividad desarrollada en donde se registran datos los
cuales son necesarios como soporte de evidencia que en efecto las actividades
planeadas en forma oportuna si se efectuaron.
REGISTROS
Son
una especie de documento que sirve para almacenar datos y como soporte Para el
sistema integral de gestión de calidad. Un formato diligenciado se convierte en
registro de calidad.
INSTRUCTIVOS
Son
documentos que describen actividades o
instrucciones básicas para la operación o ejecución de un proceso.
Existen
casos en que un instructivo se asemeja a un procedimiento; los instructivos son
de mucha utilidad para diligenciar documentos que solicitan demasiados datos.
LOGO
DE
|
INSTRUCTIVO
PARA
Fecha:
____________
Versión: _____
|
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD
Los Sistemas
de Gestión de la calidad están soportados por una serie de documentos, de los
cuales hacen parte los registros, todos ellos deben someterse a una serie de
controles necesarios para:
a)
Aprobación de los documentos por parte de la
autoridad definida por la organización.
b)
Revisión y actualización de los Documentos.
c)
Asegurar que los documentos que se utilizan
sean los vigentes.
d)
Asegurar que los documentos de origen
externos y que afectan la calidad se controles. (Normas técnicas,
especificaciones técnicas, decretos, leyes y normas reglamentarias).
Los registros
así como los documentos de calidad deben ser legibles, sin tachones, ni
enmendaduras, identificables, recuperables, además de definir los controles
necesarios para proteger, almacenar, se debe disponer del tiempo de retención
de estos y su disposición final.
Se pretende
que con el control de los documentos y registros de calidad se tenga fácil
acceso a la documentación, esto permite una mejor gestión documental.
Con la
implementación del Sistema de gestión de calidad la información tiene unas
orientaciones claras, pues permite identificar inmediatamente, donde y en que
medio se encuentran los documentos, mejorando con ello el desempeño de los
procesos.
Dichos documentos
disponen de un responsable para poder ser controlados, tarea que es asumida por
los líderes de los procesos, permitiendo una comunicación continua entre todos
los niveles de la organización.
MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN
El manual de
calidad es un documento de fácil interpretación
que describe como la empresa constructora
planifica desarrolla verifica y controla sus procesos, así como las acciones de mejora
en coherencia para el cumplimiento de los requisitos del cliente ,los requisitos legales y los requisitos de la
organización y la legislación aplicable en salud ocupacional, seguridad
industrial y medio ambiente.
El
manual le permite a los clientes identificar como la empresa dispone de la capacidad instalada que le genera
confiabilidad en el momento de cerrar algún negocio, por lo tanto el cliente también deberá conocer
la empresa para lo cual se describe una breve reseña histórica ,el organigrama o estructura organizacional .
Elementos básicos que contiene el manual de calidad:
·
El alcance del sistema integral de gestión.
·
Los procedimientos que han documentado y
establecidos los de obligatorio cumplimiento y los otros procedimientos
necesarios para el desarrollo o implementación del sistema de gestión de
calidad en la empresa.
·
La descripción de los procesos y como
interactúan entre si.
·
Breve historia de la empresa.
·
Descripción de las actividades a las que se
dedica el negocio.
·
Misión y visión.
·
Política integral, objetivos metas y programas.
·
Mapa de procesos y su interacción.
·
Caracterización de los procesos.
·
Referencia de los procedimientos que aplica
el sistema de gestión de calidad.
El manual integral de gestión debe presentar la claridad
suficiente para que los clientes y las partes interesadas comprendan como la
organización y sus procesos cumplen los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001,1401,
18001.
Ejemplo Manual de calidad.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Misión.
Construcciones
innovadoras aporta al desarrollo económico y social de la región con los
diseños y construcción de edificaciones acordes con las necesidades de los
clientes y los principios de calidad, estabilidad, respeto y transparencia
aplicado a sus obras.
Visión.
Para el año 2010
construcciones innovadoras será
reconocida regional y nacionalmente por la calidad, innovación, agilidad
y cumplimento en el diseño y desarrollo de proyectos de ingeniería civil;
Dispondremos de un talento humano especializado en tecnologías
apropiadas para satisfacer las necesidades del mercado y de nuestros clientes.
CONSTRUCIONES
INNOVADORAS
DESPLIEGUE PARA ALCANZAR
LOS OBJETIVOS DE CALIDAD
OBJETIVO
1: Generar un nivel de rentabilidad igual o superior al 10% para el año 2007.
|
ACTIVIDAD
·
Desarrollar portafolio de servicios.
·
Elaborar base de datos, clientes
reales y potenciales.
|
RECURSOS
· 1.500.000
·
Equipo: computador.
·
Secretaria o asesor comercial.
·
Presupuestos asignado
|
RESPONSABLE
·
Gerente comercial.
·
Asesor comercial.
·
Gerente comercial.
|
META
· 1 portafolio cada año.
· 80%
de los clientes potenciales.
· 2
licitaciones aprobadas o negocios cerrados.
· Proyectos
asignados.
|
INDICADOR
· Número
de clientes inscritos en la base de datos sobre el número total de clientes.
· Número
de propuestas asignadas sobre el número de propuestas donde se participo
|
FRECUENCIAS
·
Anual.
· Semestre
|
||
OBJETIVO
2:
Desarrollar un plan de capacitación para el
70% del talento humano a diciembre 30
del 2007.
|
·
Elaborar perfiles de cargos por
competencias.
·
Diagnostico de necesidades de
capacitación: según competencias faltantes.
·
Establecer y desarrollar plan de
capacitación.
|
·
1.000.000
·
Equipos de oficinas y herramientas
de informática.
|
· Jefe
de gestión humana.
|
· Todos
los cargos.
· 80%
de actividades ejecutadas.
|
· Numero
de actividades de capacitación desarrolladas sobre el número de actividades
establecidas en el plan.
|
· Una
vez.
· Anual.
|
||
OBJETIVO
3:
Lograr un nivel de calificación en la
calidad de los servicios y productos por parte de los clientes, igual o
superior a 4.0
|
· Elaborar
y aplicar un procedimiento para el medio y la satisfacción del cliente.
|
· Impresión
de documentos
150.000
|
·
Asesor comercial
|
·
100% de los clientes.
|
·
Número de encuestas aplicadas sobre
los proyectos ejecutados.
|
·
Cada que termine un proyecto.
|
||
·
Aplicar procedimiento y listas del
control por proceso.
|
·
Humanos: residentes
|
· Maestro
de obra
|
· Todos
los procesos sujetos de control.
|
· Número
de instrumentos aplicados por proceso sobre el número de procesos.
|
· Trimestral.
|
|||
OBJETIVO
4: Hacer tratamiento al 100% de los número de
conformidades y desviaciones de calidad en el desarrollo de los procesos de
la empresa.
|
· Elaborar
y aplicar procedimientos de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
|
· Maestro
de obra
|
· 100%
de los números de conformidades tratadas
|
· Numero
de acciones correctivas, preventivas y
de mejora cerradas sobre el numero de no conformidades identificadas.
|
· Mensual.
|
|||
OBJETIVO
5:
Disponer de la infraestructura requerida
para el desarrollo de el 100% de los proyectos a ejecutar.
|
· Establecer
y desarrollar procedimientos para la planificación de proyectos.
|
· Director
de proyectos, director de obra, residente.
|
· Disposición
de recursos por proyectos.
|
· Actividades
planeadas sobre el número total de ítems por proyectos.
|
· Numero
de no conformidades por falta de material.
|
|||